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Certificação de Entidades Formadoras

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Os procedimentos expostos respeitam exclusivamente ao regime de certificação inserida na política de qualidade dos serviços, gerido pela DGERT.


O que é a auditoria e quando se realiza

A auditoria consiste no processo de verificação da conformidade da atuação das entidades que pedem a certificação e das que já são certificadas, face aos requisitos e deveres definidos no referencial de certificação estabelecido na Portaria nº 851/2010, de 6 de Setembro alterada pela Portaria nº 208/2013, de 13 de Junho.

A decisão de realizar auditorias de manutenção é sempre da responsabilidade da DGERT, podendo as mesmas ser asseguradas pela equipa técnica interna ou por trabalhadores ao serviço de empresa externa contratada para o efeito.

As auditorias no Sistema de Certificação podem ser realizadas em duas fases:


Certificação inicial

  • O objetivo é confirmar, in loco, o cumprimento de requisitos não provados documentalmente em sede de pedido de certificação e confirmar a existência da estrutura formativa

  • A planificação é decidida pela DGERT consoante a análise do pedido de certificação

  • A auditoria não é sujeita a taxa



Manutenção da certificação

  • O objetivo é avaliar a estrutura e as práticas formativas da entidade certificada e verificar  evidências objetivas de cumprimento dos requisitos e dos deveres de certificação, tendo em vista a manutenção do reconhecimento.
  • A planificação é definida pela DGERT de acordo com critérios específicos para esta fase de avaliação

  • A auditoria de manutenção é sujeita a uma taxa a pagar pela entidade certificada


A informação técnica sobre as auditorias de manutenção pode ser consultada neste documento:

Processo de manutenção da certificação - linhas de orientação

Na plataforma eletrónica da certificação já se encontra disponível um menu relacionado com o processo de manutenção. Para apoio das entidades na utilização da nova funcionalidade, foi elaborado este documento:

Plataforma eletrónica - Funcionalidade de manutenção da certificação

 


Processo de auditoria

  1. A DGERT decide sobre a realização de auditoria e notifica a entidade para proceder à respetiva marcação

  2. Quando aplicável, a entidade paga a taxa correspondente e apresenta a documentação/informação solicitada pela DGERT para preparação da ação

  3. A auditoria realiza-se na estrutura principal de formação da entidade ou em estruturas descentralizadas, consoante o que for definido pela DGERT. Podem ainda ser auditados locais externos às estruturas da entidade, onde decorra formação promovida por esta

  4. Após a auditoria, a equipa auditora preenche o relatório com a avaliação e elabora uma proposta técnica de decisão

  5. No caso da proposta ser no sentido negativo, há lugar a uma fase de audiência prévia (prazo de 10 dias úteis), na qual a entidade tem oportunidade de contestar a proposta de decisão

  6. Na fase de manutenção da certificação, pode ser concedido um prazo para regularização dos incumprimentos registados

 

Planeamento e notificação de entidades Cabe à DGERT notificar as entidades a auditar em cada fase, de acordo com os seguintes critérios genéricos:
  • Antiguidade da certificação
  • Sinalização de alterações na estrutura ou atividade formativas
  • Sinalização de denúncias recebidas pela DGERT

A entidade é notificada automaticamente, através de mensagem no endereço de correio eletrónico que indicou no seu registo na plataforma eletrónica.

Após a notificação a entidade tem 10 dias úteis para proceder ao pagamento da taxa.

Agendamento e preparação A equipa auditora ou o gestor de processo, caso sejam diferentes, contatam a entidade para proceder à marcação da auditoria e solicitar informação e documentação preparatória da mesma:
  • Plano de atividades e Balanço de atividades mais recentes
  • Manual de Qualidade da Atividade Formativa, versão mais recente
  • Mapa de execução da formação dos dois últimos anos (modelo DGERT)
  • Outra informação/documentação que se revele pertinente

Com antecedência mínima de 24 horas é enviado um plano de auditoria confirmando a realização, os objetivos, âmbito, fases e intervenientes na acção a realizar.

Realização A equipa auditora é normalmente composta por dois auditores, podendo, em casos particulares, ter uma composição mais alargada.

A duração da auditoria é prevista pela equipa auditora de acordo com diferentes variáveis: dimensão da estrutura da entidade formadora, número de áreas de formação a avaliar, volume de formação, número de pessoas a contatar, entre outras.

A auditoria realiza-se na estrutura principal de formação da entidade ou em estruturas descentralizadas, consoante o que for definido pela DGERT. Podem ainda ser auditados locais externos às estruturas da entidade, onde decorra formação promovida por esta.

Fases da auditoria:

  • Reunião de abertura
  • Reunião com intervenientes no processo formativo (gestor, coordenador pedagógico, etc.)
  • Análise de documentação
  • Contacto com formandos e formadores
  • Observação direta de formação em curso
  • Observação de espaços e equipamentos de formação
  • Reunião de encerramento

A definição das atividades a realizar é da responsabilidade da equipa auditora.

Avaliação e decisão Após a auditoria, a equipa auditora preenche o relatório com a avaliação e a proposta técnica de decisão.

No caso de proposta de revogação da certificação, há lugar a uma fase de audiência prévia, na qual a entidade tem oportunidade de contestar, reformulando ou acrescentado elementos para apreciação.

Após a fase de audiência prévia e mediante solicitação da entidade, pode ser concedido um prazo para regularização dos incumprimentos registados.

Instrumentos/documentos aplicáveis à auditoria
  • Código de conduta do auditor
  • Declaração de cumprimento de requisitos prévios
  • Mapa de execução de formação
  • Plano de auditoria
  • Ficha de análise de dossier técnico-pedagógico
  • Relatório de auditoria

 

Instrumentos de auditoria

Código de conduta do auditor

Plano de auditoria

Relatório de auditoria

Ficha de análise de dossiers técnico-pedagógicos