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Os procedimentos expostos respeitam exclusivamente ao regime de certificação inserida na política de qualidade dos serviços, gerido pela DGERT.
O que é a auditoria e quando se realiza
A auditoria consiste no processo de verificação da conformidade da atuação das entidades que pedem a certificação e das que já são certificadas, face aos requisitos e deveres definidos no referencial de certificação estabelecido na Portaria nº 851/2010, de 6 de Setembro alterada pela Portaria nº 208/2013, de 13 de Junho.
A decisão de realizar auditorias de manutenção é sempre da responsabilidade da DGERT, podendo as mesmas ser asseguradas pela equipa técnica interna ou por trabalhadores ao serviço de empresa externa contratada para o efeito.
As auditorias no Sistema de Certificação podem ser realizadas em duas fases:
Certificação inicial
- O objetivo é confirmar, in loco, o cumprimento de requisitos não provados documentalmente em sede de pedido de certificação e confirmar a existência da estrutura formativa
- A planificação é decidida pela DGERT consoante a análise do pedido de certificação
- A auditoria não é sujeita a taxa
Manutenção da certificação
- O objetivo é avaliar a estrutura e as práticas formativas da entidade certificada e verificar evidências objetivas de cumprimento dos requisitos e dos deveres de certificação, tendo em vista a manutenção do reconhecimento.
- A planificação é definida pela DGERT de acordo com critérios específicos para esta fase de avaliação
- A auditoria de manutenção é sujeita a uma taxa a pagar pela entidade certificada
A informação técnica sobre as auditorias de manutenção pode ser consultada neste documento:
Processo de manutenção da certificação - linhas de orientação
Na plataforma eletrónica da certificação já se encontra disponível um menu relacionado com o processo de manutenção. Para apoio das entidades na utilização da nova funcionalidade, foi elaborado este documento:
Plataforma eletrónica - Funcionalidade de manutenção da certificação
Processo de auditoria
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| Planeamento e notificação de entidades |
Cabe à DGERT notificar as entidades a auditar em cada fase, de acordo com os seguintes critérios genéricos:
A entidade é notificada automaticamente, através de mensagem no endereço de correio eletrónico que indicou no seu registo na plataforma eletrónica. Após a notificação a entidade tem 10 dias úteis para proceder ao pagamento da taxa. |
| Agendamento e preparação |
A equipa auditora ou o gestor de processo, caso sejam diferentes, contatam a entidade para proceder à marcação da auditoria e solicitar informação e documentação preparatória da mesma:
Com antecedência mínima de 24 horas é enviado um plano de auditoria confirmando a realização, os objetivos, âmbito, fases e intervenientes na acção a realizar. |
| Realização |
A equipa auditora é normalmente composta por dois auditores, podendo, em casos particulares, ter uma composição mais alargada.
A duração da auditoria é prevista pela equipa auditora de acordo com diferentes variáveis: dimensão da estrutura da entidade formadora, número de áreas de formação a avaliar, volume de formação, número de pessoas a contatar, entre outras. A auditoria realiza-se na estrutura principal de formação da entidade ou em estruturas descentralizadas, consoante o que for definido pela DGERT. Podem ainda ser auditados locais externos às estruturas da entidade, onde decorra formação promovida por esta. Fases da auditoria:
A definição das atividades a realizar é da responsabilidade da equipa auditora. |
| Avaliação e decisão |
Após a auditoria, a equipa auditora preenche o relatório com a avaliação e a proposta técnica de decisão.
No caso de proposta de revogação da certificação, há lugar a uma fase de audiência prévia, na qual a entidade tem oportunidade de contestar, reformulando ou acrescentado elementos para apreciação. Após a fase de audiência prévia e mediante solicitação da entidade, pode ser concedido um prazo para regularização dos incumprimentos registados. |
| Instrumentos/documentos aplicáveis à auditoria | |
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| Instrumentos de auditoria |
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