Header

Certificação de Entidades Formadoras

Main Content

Auditoria de manutenção

 

Objetivos da auditoria de manutenção:

Verificar em que medida é assegurado o cumprimento dos requisitos e deveres de certificação

Avaliar a adequação da estrutura formativa, das práticas implementadas e a eficácia do projeto formativo.

A avaliação é feita com base em evidências objetivas de cumprimento do referencial, verificadas no tempo e no espaço onde decorre a auditoria, no pressuposto de serem uma amostra representativa da prática formativa permanente da entidade certificada.

 

Planeamento e notificação de entidades Cabe à DGERT notificar as entidades a auditar em cada fase, de acordo com os seguintes critérios genéricos:
  • Antiguidade da certificação
  • Sinalização de alterações na estrutura ou atividade formativas
  • Sinalização de denúncias recebidas pela DGERT

A entidade é notificada automaticamente, através de mensagem no endereço de correio eletrónico que indicou no seu registo na plataforma eletrónica.

Após a notificação a entidade tem 10 dias úteis para proceder ao pagamento da taxa.

Agendamento e preparação A equipa auditora ou o gestor de processo, caso sejam diferentes, contatam a entidade para proceder à marcação da auditoria e solicitar informação e documentação preparatória da mesma:
  • Plano de atividades e Balanço de atividades mais recentes
  • Manual de Qualidade da Atividade Formativa, versão mais recente
  • Mapa de execução da formação dos dois últimos anos (modelo DGERT)
  • Outra informação/documentação que se revele pertinente

Com antecedência mínima de 24 horas é enviado um plano de auditoria confirmando a realização, os objetivos, âmbito, fases e intervenientes na acção a realizar.

Realização A equipa auditora é normalmente composta por dois auditores, podendo, em casos particulares, ter uma composição mais alargada.

A duração da auditoria é prevista pela equipa auditora de acordo com diferentes variáveis: dimensão da estrutura da entidade formadora, número de áreas de formação a avaliar, volume de formação, número de pessoas a contatar, entre outras.

A auditoria realiza-se na estrutura principal de formação da entidade ou em estruturas descentralizadas, consoante o que for definido pela DGERT. Podem ainda ser auditados locais externos às estruturas da entidade, onde decorra formação promovida por esta.

Fases da auditoria:

  • Reunião de abertura
  • Reunião com intervenientes no processo formativo (gestor, coordenador pedagógico, etc.)
  • Análise de documentação
  • Contacto com formandos e formadores
  • Observação direta de formação em curso
  • Observação de espaços e equipamentos de formação
  • Reunião de encerramento

A definição das atividades a realizar é da responsabilidade da equipa auditora.

Avaliação e decisão Após a auditoria, a equipa auditora preenche o relatório com a avaliação e a proposta técnica de decisão.

No caso de proposta de revogação da certificação, há lugar a uma fase de audiência prévia, na qual a entidade tem oportunidade de contestar, reformulando ou acrescentado elementos para apreciação.

Após a fase de audiência prévia e mediante solicitação da entidade, pode ser concedido um prazo para regularização dos incumprimentos registados.

Instrumentos/documentos aplicáveis à auditoria
  • Código de conduta do auditor
  • Declaração de cumprimento de requisitos prévios
  • Mapa de execução de formação
  • Plano de auditoria
  • Ficha de análise de dossier técnico-pedagógico
  • Relatório de auditoria

 

Prazos

Prazo global de conclusão do processo - máximo de 180 dias úteis, após a confirmação do pagamento da taxa, interrompido em caso de audiência prévia e de eventual fase de regularização de incumprimentos.

 

Taxa

  • 750€ (setecentos e cinquenta euros)

Com a notificação para a auditoria de manutenção, a entidade recebe as instruções para o pagamento da taxa.

A revogação total ou parcial da certificação não implica a devolução do valor da taxa.