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Certificação de Entidades Formadoras

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Os procedimentos expostos respeitam exclusivamente ao regime de certificação inserida na política de qualidade dos serviços, gerido pela DGERT.


O que é a auditoria e quando se realiza

A auditoria consiste no processo de verificação da conformidade da atuação das entidades que pedem a certificação e das que já são certificadas, face aos requisitos e deveres definidos no referencial de certificação estabelecido na Portaria nº 851/2010, de 6 de Setembro alterada pela Portaria nº 208/2013, de 13 de Junho.

A decisão de realizar auditorias de manutenção é sempre da responsabilidade da DGERT, podendo as mesmas ser asseguradas pela equipa técnica interna ou por trabalhadores ao serviço de empresa externa contratada para o efeito.

As auditorias no Sistema de Certificação podem ser realizadas em duas fases:


Certificação inicial

  • O objetivo é confirmar, in loco, o cumprimento de requisitos não provados documentalmente em sede de pedido de certificação e confirmar a existência da estrutura formativa

  • A planificação é decidida pela DGERT consoante a análise do pedido de certificação

  • A auditoria não é sujeita a taxa



Manutenção da certificação

  • O objetivo é avaliar a estrutura e as práticas formativas da entidade certificada e verificar  evidências objetivas de cumprimento dos requisitos e dos deveres de certificação, tendo em vista a manutenção do reconhecimento.
  • A planificação é definida pela DGERT de acordo com critérios específicos para esta fase de avaliação

  • A auditoria de manutenção é sujeita a uma taxa a pagar pela entidade certificada


A informação técnica sobre as auditorias de manutenção pode ser consultada neste documento:

Processo de manutenção da certificação - linhas de orientação

Na plataforma eletrónica da certificação já se encontra disponível um menu relacionado com o processo de manutenção. Para apoio das entidades na utilização da nova funcionalidade, foi elaborado este documento:

Plataforma eletrónica - Funcionalidade de manutenção da certificação

 


Processo de auditoria

  1. A DGERT decide sobre a realização de auditoria e notifica a entidade para proceder à respetiva marcação

  2. Quando aplicável, a entidade paga a taxa correspondente e apresenta a documentação/informação solicitada pela DGERT para preparação da ação

  3. A auditoria realiza-se na estrutura principal de formação da entidade ou em estruturas descentralizadas, consoante o que for definido pela DGERT. Podem ainda ser auditados locais externos às estruturas da entidade, onde decorra formação promovida por esta

  4. Após a auditoria, a equipa auditora preenche o relatório com a avaliação e elabora uma proposta técnica de decisão

  5. No caso da proposta ser no sentido negativo, há lugar a uma fase de audiência prévia (prazo de 10 dias úteis), na qual a entidade tem oportunidade de contestar a proposta de decisão

  6. Na fase de manutenção da certificação, pode ser concedido um prazo para regularização dos incumprimentos registados

 

Notificação de entidades para auditoria Cabe à DGERT notificar as entidades a auditar em cada fase, de acordo com os seguintes critérios genéricos:
  • Antiguidade da certificação
  • Sinalização de alterações na estrutura ou atividade formativas
  • Sinalização de denúncias recebidas pela DGERT

A entidade é notificada através do envio de uma mensagem automática do endereço certifica@dgert.mtsss.pt, para o endereço de correio eletrónico que indicou no seu registo na plataforma eletrónica. 

A notificação para auditoria é igualmente disponibilizada na área reservada da entidade, ficando acessível no menu Os meus documentos.

Após a notificação a entidade tem 10 dias úteis para proceder ao pagamento da taxa de auditoria.

Agendamento e preparação Após a confirmação de pagamento da taxa, a equipa auditora contata a entidade para proceder ao agendamento da auditoria e solicitar informação/documentação preparatória para envio prévio às reuniões.

Formato remoto

Requisitos prévios

Requisitos de estrutura e organização internas:

Requisitos de processos de desenvolvimento da formação:

  • Planos de atividades, do último ano e do ano em curso
  • Manual de Qualidade da atividade formativa (MQAF) atual
  • Regulamento de funcionamento da formação atual
  • Dossiers técnico-pedagógicos (DTP) - de acordo com amostra a definir pela equipa auditora. A forma de disponibilização é previamente combinada com a entidade.

Se desenvolver formação a distância:

Endereço e dados de acesso à plataforma tecnológica, no perfil de formando, para consulta de:

  • documentos de informação e orientação - guia para o formando, guia da plataforma tecnológica, guia de exploração dos recursos pedagógicos, orientações para realização de atividades, exercícios, guia para o tutor e para formador, etc.

  • documentos pedagógicos - programa de formação, cronograma, planificação das sessões, conteúdos, recursos de aprendizagem, etc. 

  • regulamento de funcionamento da formação a distância

    Caso não estejam disponíveis na plataforma, solicita-se o seu envio.

     Requisitos de resultados e melhoria contínua


    Formato presencial

    Envio prévio:
    Os restantes documentos, bem como os dossiers técnico pedagógicos, são solicitados e analisados nas reuniões presenciais.

    Formato remoto e presencial

    Para além dos documentos, é importante que a entidade proceda à atualização dos seus dados na área reservada da plataforma - denominação, responsáveis, morada e contactos telefónicos.

    Com antecedência mínima de 24 horas é enviado um plano de auditoria confirmando a realização, os objetivos, âmbito, fases e intervenientes na auditoria e o Código de Conduta do Auditor.

    Realização A equipa auditora é normalmente composta por dois auditores, podendo, em casos particulares, ter uma composição mais alargada.

    A duração da auditoria (em dias ou número de reuniões) é definida pela equipa auditora de acordo com diferentes variáveis: dimensão da estrutura da entidade formadora, número de áreas de formação a avaliar, volume de formação, número de pessoas a contatar, entre outras.


    Formato remoto

    Após análise da documentação preparatória, são realizadas, em média, 2 reuniões em videoconferência, através de uma aplicação a combinar entre a equipa auditora e a entidade. 

    Prevê-se que cada reunião tenha uma duração máxima de 2h30m. No intervalo de dias entre as reuniões, a equipa auditora analisa os dossiers técnico-pedagógicos, disponibilizados no formato combinado com a entidade. 


    Formato presencial

    A auditoria realiza-se na estrutura principal de formação da entidade ou em estruturas descentralizadas, consoante o que for definido pela equipa auditora. Podem ainda ser auditados locais externos às estruturas da entidade, onde decorra formação promovida por esta.

    As reuniões presenciais têm uma duração média de 2 dias.


    Formato presencial e remoto

    Fases da auditoria:

    • Reunião de abertura
    • Reunião com intervenientes no processo formativo (gestor, coordenador pedagógico, etc.)
    • Análise de documentação
    • Contacto com formandos e formadores
    • Observação direta de formação em curso (apenas em auditoria presencial)
    • Observação de espaços e equipamentos de formação
    • Reunião de encerramento

    A definição das atividades a realizar é da responsabilidade da equipa auditora.

    Avaliação e decisão
    Formato presencial e remoto

    Após as reuniões, a equipa auditora elabora o Relatório de Auditoria, com a avaliação e a proposta técnica de decisão.
       

    No caso de proposta de revogação da certificação, há lugar a uma fase de audiência de interessados, na qual a entidade tem oportunidade de contestar a proposta, reformulando ou acrescentado elementos para apreciação e/ou solicitar um prazo, não superior a 120 dias e sujeito a concordância da DGERT, para regularização dos incumprimentos registados.

    No final desse prazo, são avaliadas as evidências das ações corretivas e de melhoria introduzidas pela entidade, para emissão da decisão final. Esta avaliação pode ser estritamente de base documental ou constituir uma nova auditoria.

     

    Instrumentos de auditoria

    Código de conduta do auditor

    Plano de auditoria

    Relatório de auditoria

    Ficha de análise de dossiers técnico-pedagógicos