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Os procedimentos expostos respeitam exclusivamente ao regime de certificação inserida na política de qualidade dos serviços, gerido pela DGERT.
O que é a auditoria e quando se realiza
A auditoria consiste no processo de verificação da conformidade da atuação das entidades que pedem a certificação e das que já são certificadas, face aos requisitos e deveres definidos no referencial de certificação estabelecido na Portaria nº 851/2010, de 6 de Setembro alterada pela Portaria nº 208/2013, de 13 de Junho.
A decisão de realizar auditorias de manutenção é sempre da responsabilidade da DGERT, podendo as mesmas ser asseguradas pela equipa técnica interna ou por trabalhadores ao serviço de empresa externa contratada para o efeito.
As auditorias no Sistema de Certificação podem ser realizadas em duas fases:
Certificação inicial
- O objetivo é confirmar, in loco, o cumprimento de requisitos não provados documentalmente em sede de pedido de certificação e confirmar a existência da estrutura formativa
- A planificação é decidida pela DGERT consoante a análise do pedido de certificação
- A auditoria não é sujeita a taxa
Manutenção da certificação
- O objetivo é avaliar a estrutura e as práticas formativas da entidade certificada e verificar evidências objetivas de cumprimento dos requisitos e dos deveres de certificação, tendo em vista a manutenção do reconhecimento.
- A planificação é definida pela DGERT de acordo com critérios específicos para esta fase de avaliação
- A auditoria de manutenção é sujeita a uma taxa a pagar pela entidade certificada
A informação técnica sobre as auditorias de manutenção pode ser consultada neste documento:
Processo de manutenção da certificação - linhas de orientação
Na plataforma eletrónica da certificação já se encontra disponível um menu relacionado com o processo de manutenção. Para apoio das entidades na utilização da nova funcionalidade, foi elaborado este documento:
Plataforma eletrónica - Funcionalidade de manutenção da certificação
Processo de auditoria
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| Notificação de entidades para auditoria |
Cabe à DGERT notificar as entidades a auditar em cada fase, de acordo com os seguintes critérios genéricos:
A entidade é notificada através do envio de uma mensagem automática do endereço certifica@dgert.mtsss.pt, para o endereço de correio eletrónico que indicou no seu registo na plataforma eletrónica. A notificação para auditoria é igualmente disponibilizada na área reservada da entidade, ficando acessível no menu Os meus documentos. Após a notificação a entidade tem 10 dias úteis para proceder ao pagamento da taxa de auditoria. |
| Agendamento e preparação |
Após a confirmação de pagamento da taxa, a equipa auditora contata a entidade para proceder ao agendamento da auditoria e solicitar informação/documentação preparatória para envio prévio às reuniões. Formato remoto Consentimento de tratamento de dados pessoais
Requisitos prévios
Requisitos de estrutura e organização internas:
Requisitos de processos de desenvolvimento da formação:
Se desenvolver formação a distância: Endereço e dados de acesso à plataforma tecnológica, no perfil de formando, para consulta de:
Caso não estejam disponíveis na plataforma, solicita-se o seu envio. Requisitos de resultados e melhoria contínua
Formato presencial Envio prévio, solicitado pela equipa auditora:
Os restantes documentos, bem como os dossiers técnico pedagógicos, são solicitados e analisados nas reuniões presenciais. Formato remoto e presencial Para além dos documentos, é importante que a entidade proceda à atualização dos seus dados na área reservada da plataforma - denominação, responsáveis, morada e contactos telefónicos. Com antecedência mínima de 24 horas é enviado um plano de auditoria confirmando a realização, os objetivos, âmbito, fases e intervenientes na auditoria, o Referencial de Certificação e o Código de Conduta do Auditor. |
| Realização |
A equipa auditora é normalmente composta por dois auditores, podendo, em casos particulares, ter uma composição mais alargada.
A duração da auditoria (em dias ou número de reuniões) é definida pela equipa auditora de acordo com diferentes variáveis: dimensão da estrutura da entidade formadora, número de áreas de formação a avaliar, volume de formação, número de pessoas a contatar, entre outras. Formato remoto Após análise da documentação preparatória, são realizadas, em média, 2 reuniões em videoconferência, através de uma aplicação a combinar entre a equipa auditora e a entidade. Prevê-se que cada reunião tenha uma duração máxima de 2h30m. No intervalo de dias entre as reuniões, a equipa auditora analisa os dossiers técnico-pedagógicos, disponibilizados no formato combinado com a entidade. Formato presencial A auditoria realiza-se na estrutura principal de formação da entidade ou em estruturas descentralizadas, consoante o que for definido pela equipa auditora. Podem ainda ser auditados locais externos às estruturas da entidade, onde decorra formação promovida por esta. As reuniões presenciais têm uma duração média de 2 dias. Formato presencial e remoto Fases da auditoria:
A definição das atividades a realizar é da responsabilidade da equipa auditora. |
| Avaliação e decisão |
Formato presencial e remoto Após as reuniões, a equipa auditora elabora o Relatório de Auditoria, com a avaliação e a proposta técnica de decisão. No caso de proposta de revogação da certificação, há lugar a uma fase de audiência de interessados, na qual a entidade tem oportunidade de contestar a proposta, reformulando ou acrescentado elementos para apreciação e/ou solicitar um prazo, não superior a 120 dias e sujeito a concordância da DGERT, para regularização dos incumprimentos registados. No final desse prazo, são avaliadas as evidências das ações corretivas e de melhoria introduzidas pela entidade, para emissão da decisão final. Esta avaliação pode ser estritamente de base documental ou constituir uma nova auditoria. |
| Instrumentos de auditoria |
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