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Certificação de Entidades Formadoras

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Auditorias de manutenção

Atualizado em 14-06-2021

Dadas as medidas atualmente em vigor no contexto da pandemia por Covid-19, as auditorias estão a ser realizadas, temporariamente, através de reuniões remotas.

No quadro abaixo podem ser consultadas orientações sobre o processo e instrumentos de auditoria, aplicáveis ao formato presencial e ao formato remoto, sinalizando-se as diferenças entre ambos sempre que seja aplicável.

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Objetivos da auditoria

Verificar o cumprimento dos requisitos e deveres de certificação e avaliar a adequação da estrutura e das práticas formativas e os resultados da atividade formativa.

A avaliação é feita com base em evidências objetivas de cumprimento do referencial, verificadas no tempo e no espaço onde decorre a auditoria, no pressuposto de serem uma amostra representativa da prática formativa permanente da entidade certificada.


Prazos

Prazo global de conclusão do processo - máximo de 180 dias úteis, após a confirmação do pagamento da taxa, interrompido em caso de audiência prévia e de eventual fase de regularização de incumprimentos.

 

Taxa

  • 750€ (setecentos e cinquenta euros)

Com a notificação para a auditoria de manutenção, a entidade recebe as instruções para o pagamento da taxa.

A revogação total ou parcial da certificação não implica a devolução do valor da taxa.


Processo de auditoria

Notificação de entidades para auditoria Cabe à DGERT notificar as entidades a auditar em cada fase, de acordo com os seguintes critérios genéricos:
  • Antiguidade da certificação
  • Sinalização de alterações na estrutura ou atividade formativas
  • Sinalização de denúncias recebidas pela DGERT

A entidade é notificada através do envio de uma mensagem automática do endereço certifica@dgert.mtsss.pt, para o endereço de correio eletrónico que indicou no seu registo na plataforma eletrónica. 

A notificação para auditoria é igualmente disponibilizada na área reservada da entidade, ficando acessível no menu Os meus documentos.

Após a notificação a entidade tem 10 dias úteis para proceder ao pagamento da taxa de auditoria.

Agendamento e preparação Após a confirmação de pagamento da taxa, a equipa auditora contata a entidade para proceder ao agendamento da auditoria e solicitar informação/documentação preparatória para envio prévio às reuniões.

Formato remoto

Requisitos prévios

Requisitos de estrutura e organização internas:

Requisitos de processos de desenvolvimento da formação:

  • Planos de atividades, do último ano e do ano em curso
  • Manual de Qualidade da atividade formativa (MQAF) atual
  • Regulamento de funcionamento da formação atual
  • Dossiers técnico-pedagógicos (DTP) - de acordo com amostra a definir pela equipa auditora. A forma de disponibilização é previamente combinada com a entidade.

Se desenvolver formação a distância:

Endereço e dados de acesso à plataforma tecnológica, no perfil de formando, para consulta de:

  • documentos de informação e orientação - guia para o formando, guia da plataforma tecnológica, guia de exploração dos recursos pedagógicos, orientações para realização de atividades, exercícios, guia para o tutor e para formador, etc.

  • documentos pedagógicos - programa de formação, cronograma, planificação das sessões, conteúdos, recursos de aprendizagem, etc. 

  • regulamento de funcionamento da formação a distância

    Caso não estejam disponíveis na plataforma, solicita-se o seu envio.

     Requisitos de resultados e melhoria contínua


    Formato presencial

    Envio prévio:
    Os restantes documentos, bem como os dossiers técnico pedagógicos, são solicitados e analisados nas reuniões presenciais.

    Formato remoto e presencial

    Para além dos documentos, é importante que a entidade proceda à atualização dos seus dados na área reservada da plataforma - denominação, responsáveis, morada e contactos telefónicos.

    Com antecedência mínima de 24 horas é enviado um plano de auditoria confirmando a realização, os objetivos, âmbito, fases e intervenientes na auditoria e o Código de Conduta do Auditor.

    Realização A equipa auditora é normalmente composta por dois auditores, podendo, em casos particulares, ter uma composição mais alargada.

    A duração da auditoria (em dias ou número de reuniões) é definida pela equipa auditora de acordo com diferentes variáveis: dimensão da estrutura da entidade formadora, número de áreas de formação a avaliar, volume de formação, número de pessoas a contatar, entre outras.


    Formato remoto

    Após análise da documentação preparatória, são realizadas, em média, 2 reuniões em videoconferência, através de uma aplicação a combinar entre a equipa auditora e a entidade. 

    Prevê-se que cada reunião tenha uma duração máxima de 2h30m. No intervalo de dias entre as reuniões, a equipa auditora analisa os dossiers técnico-pedagógicos, disponibilizados no formato combinado com a entidade. 


    Formato presencial

    A auditoria realiza-se na estrutura principal de formação da entidade ou em estruturas descentralizadas, consoante o que for definido pela equipa auditora. Podem ainda ser auditados locais externos às estruturas da entidade, onde decorra formação promovida por esta.

    As reuniões presenciais têm uma duração média de 2 dias.


    Formato presencial e remoto

    Fases da auditoria:

    • Reunião de abertura
    • Reunião com intervenientes no processo formativo (gestor, coordenador pedagógico, etc.)
    • Análise de documentação
    • Contacto com formandos e formadores
    • Observação direta de formação em curso (apenas em auditoria presencial)
    • Observação de espaços e equipamentos de formação
    • Reunião de encerramento

    A definição das atividades a realizar é da responsabilidade da equipa auditora.

    Avaliação e decisão
    Formato presencial e remoto

    Após as reuniões, a equipa auditora elabora o Relatório de Auditoria, com a avaliação e a proposta técnica de decisão.
       

    No caso de proposta de revogação da certificação, há lugar a uma fase de audiência de interessados, na qual a entidade tem oportunidade de contestar a proposta, reformulando ou acrescentado elementos para apreciação e/ou solicitar um prazo, não superior a 120 dias e sujeito a concordância da DGERT, para regularização dos incumprimentos registados.

    No final desse prazo, são avaliadas as evidências das ações corretivas e de melhoria introduzidas pela entidade, para emissão da decisão final. Esta avaliação pode ser estritamente de base documental ou constituir uma nova auditoria.